Franjo,
nachdem ich seit einigen Jahren extra einen Terminkalender pflege, meine Erfahrung zum Thema Absprachen:
Da ist sich jeder Veranstalter der nächste und Abhängigkeiten bestehen bezüglich "Platznutzung" lokal auch jenseits astonomischer Aspekte, manchmal ganz banal, weil der Veranstalter auch selbst nicht zu jedem WE kann (Schulferientermine, Terminkollision mit Dritten, Urlaubspläne etc.).
Man könnte auch die erste Neumondwoche als Termin wählen, wenn der Mond bis 23h untergeht ... die Deep-Sky-Fans könnten damit leben und Besuchern könnte man so abends noch die Mondsichel zeigen.